De case gaat in op het duurzaam optimaliseren van de salarisadministratie afgestemd op de mogelijkheden binnen de HR afdeling van Gemeente Velsen. Er is een vooronderzoek uitgevoerd gevolgd door een breder vervolgonderzoek met onder andere een business case ten behoeve van besluitvorming en het aanstaande project gericht op één van de strategische opties:
- zelf (blijven) uitvoeren
- (deels) uitbesteden
- intern herbeleggen bij financiën.
Tevens bestond de vraag welke concrete optimalisaties nodig zijn op de HR afdeling en binnen de gemeente organisatie om de nieuwe situatie met de salarisadministratie goed te laten werken.
Aanleiding gemeente Velsen
Na de aanschaf van nieuwe HRM- en salarissoftware kent de gemeente een wat langere periode van hectiek en problematiek waarbij het gewenste niveau van dienstverlening van de personeels- en salarisadministratie onder druk staat. De vraag is of dit komt door de nieuwe HRM- en salarissoftware? Of is het meeromvattend en is er meer dan één oorzaak?
De vraagstelling van de gemeente is tevens: “Hoe kan de gemeente organisatie de salaris dienstverlening op korte termijn herstellen en voor de lange termijn duurzaam optimaliseren? Rekening houdende met de actuele strategische speerpunten op de HR-agenda en de specifieke situatie op de afdeling?”
Aanpak traject
Samen met de belanghebbenden zoals HR management, stakeholders en medewerkers van de HR afdeling is een onderzoekstraject doorlopen om te komen tot de beste plek om de salarisadministratie te voeren. Er is een business case gemaakt om het besluit op te baseren en het project te starten. Daarnaast zijn de van invloed zijnde knelpunten op HRM gebied geanalyseerd en opgenomen in een adviesrapportage.
In het vooronderzoek is vooral de integrale werking van de nieuwe HRM- en salarissoftware geëvalueerd. Op basis van een geaccordeerd plan van aanpak is een breder onderzoek uitgevoerd waarbij de belanghebbenden zijn geïnterviewd en de personeels- en salarisadministratie vanuit een aantal invalshoeken is geanalyseerd, zoals: processen, ICT, organisatie, bezetting, organisatie, cultuur en visie, missie en strategie.
Op basis van deze invalshoeken en een aantal afwegingscriteria is gekeken welk beschikbaar scenario het beste de beoogde veranderresultaten behaald. Omdat de nieuwe e-HRM software breed binnen de gemeente organisatie wordt ingezet zijn ook concrete aanbevelingen gedaan voor optimalisaties op de HR afdeling en de processen in de gemeente organisatie.
Bij de financiële analyse is gekeken naar de benodigde investering, de kosten in de huidige situatie en de kosten in de toekomstige situatie door een berekening van de total cost of ownership (TCO) en de return on investment (ROI).
Het onderzoek en advies
Wil je meer weten over deze case; de aanleiding, de aanpak, het onderzoek, het project en het resultaat/ effect neem dan contact op of laat je gegevens achter. Dan sturen we je in overleg een volledige case beschrijving of maken wij desgewenst een afspraak voor een gesprek.
Opmerkelijk | Een probleem is niet altijd eenduidig en op zichzelf staand. Bij salaris administratieve problemen bijvoorbeeld die tot uiting komen kort ná het introduceren van nieuwe HRM software zou men kunnen aannemen dat de kwaliteit van de software niet goed is. Omdat de problematiek vaak complexer is dan alleen de salarissoftware, is de oplossing ook meeromvattend. De keuze voor optimaliseren, outsourcing of intern herbeleggen heeft pas zin als de oorzaak van de problematiek echt duidelijk is. En het beoogde effect wordt pas behaald als de interne organisatie ook mee verandert en ontwikkelt.
DEEL DIT ARTIKEL