Een outsourcingstraject start bij voorkeur intern ver voordat het moment is aangebroken dat een andere partij daadwerkelijke de uitvoering overneemt. Het is een logische vervolgstap in een lopend veranderingstraject. Regelmatig nog wordt outsourcing gezien als oplossing voor acute problemen. Dat is echter niet echt een solide basis om processen buiten de deur te beleggen om de volgende redenen:
Beperkte interne motivatie
De interne outsource motivatie is vooral gericht op het oplossen van een specifiek probleem door het probleem te outsourcen – niet het proces. Outsourcen komt niet voort uit een samenspel van organisatie-intrinsieke drijfveren zoals visie, kostenafweging, kwaliteitstreven, innovatie en continuïteit.
Niet gericht op procesoptimalisatie
Outsourcing is een stadium in een traject wat al langer loopt en waarbij men nadenkt over procesoptimalisatie. Outsourcing is een logische stap en een afgewogen beslissing die komt ná het (nadenken over) optimaliseren van processen. Het gezegde is niet voor niks; “weet wat je uitbesteed”!
Stappenvolgorde die leidt tot kwalitatieve business process outsourcing*
- Harmoniseren
- Uniformeren
- Simplificeren
- (Concentreren – shared service center/ centrale afdeling)
- Digitaliseren
- Automatiseren
- Outsourcen
Outsourcen zonder het in samenhang doorlopen van de stappen kan leiden tot een mislukt outsource traject. Want een proces wat niet is geharmoniseerd, uniform en eenduidig is is ook slecht te digitaliseren en te automatiseren. Dat leidt tot hogere kosten en tot veel uitzondering. Daarnaast zullen er disputen ontstaan. Onder andere over wie nu precies wat doet binnen het proces. De lage kwaliteit, de hoge kosten en de disputen ondermijnen het vertrouwen. Vertrouwen is het belangrijkste ingrediënt voor strategische outsource partnerschap.
Het naar buiten brengen van de processen past in dit gedachtegoed bij organisaties die weten waarom ze willen uitbesteden en ‘in control’ zijn over hun processen. Een interne aangelegenheid.
Opmerkelijk | organisaties die mogelijk willen outsourcing kunnen in dezelfde filosofie al starten met het klaarstomen van de organisatie; gericht op de interne drijfveren en de stappen voorafgaande aan het daadwerkelijke naar buiten brengen van processen. En het mooie is; als de organisatie uiteindelijk niet besluit te outsourcen dan blijven er in elk geval geoptimaliseerde processen intern achter.
* stappen kunnen ook gelijktijdig doorlopen worden. Leveranciers en outsourcedienstverleners kunnen ook helpen bij het doorlopen van de stappen doordat sommige oplossingen deze voorbereiding afdwingen. Niet alle stappen hoeven zelf doorlopen te worden. De basisgedachte is dat het niet verstandig is om interne voorbereidingsproblemen te beleggen bij de dienstverlener.
DEEL DIT ARTIKEL